Podle průzkumu společnosti Audiopro není 9 z 10 českých firem spokojeno se svojí zasedací místností. A to zejména z hlediska technického vybavení a funkčnosti. Nejvíce si dotázané společnosti stěžovaly na složité, nefunkční a nekompatibilní vybavení v meeting roomu. Následkem jsou neefektivní porady a nepříjemné situace při jednáních s klienty či partnery.
A kde se problémy se zasedačkami objevují nejčastěji? „Ne nadarmo se říká, že kovářova kobyla chodí bosa. Časté problémy s vybavením zasedaček registrujeme u IT firem. Zde ucelené a plně funkční vybavení často chybí. Například kabely potřebné k propojení buď nejsou k nalezení, anebo jich je naopak plný stůl, ale nikdo si není jistý, který je ten správný,“ říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro.
Komplikace a trápení se však nevyhýbají ani zasedacím místnostem obchodních společností či středně velkým či menším firmám nejrůznějšího zaměření. Naopak dobrá řešení se často najdou u velkých nadnárodních korporací, kde se na vybavení nešetří, jeho funkčnost a kompatibilita je pod kontrolou a pro používání systému existuje dobrá koncepce, jejíž udržování má na starosti konkrétní člověk.
A jaké jsou další časté problémy?
V reálných případech se před začátkem prezentace nejprve chvíli snažíte připojit svůj notebook k prezentačnímu systému, perete se s nastavením zobrazení a ve finále zjistíte, že vám nefunguje zvuk. Pokud jste majitelem laptopu značky Apple, pravděpodobnost komplikací se zdárným propojením se zvyšuje. Podobné je to u videokonferencí – lidé se připojí z různých typů zařízení a systémů a místo, aby se soustředili na řešený problém, jejich pozornost zatěžují technické komplikace. Po schůzce lidé ani neví, o čem se vlastně jednalo.
Nechceme problémy
Z průzkumu Audiopro také vyplývá, že se lidé ve firmách často bojí složité a těžko ovladatelné technologie. To si raději nepořídí do zasedací místnosti techniku žádnou. A když je už situace, mezinárodní vedení nebo klienti k něčemu podobnému donutí, přijímají to jako problém a už se předem obávají ještě nenastalých komplikací. Kdo se již alespoň jednou neúspěšně snažil připojit počítač k systému, který jej neustále odmítal, zprovoznit prezentaci před deseti důležitými hosty nebo před plným sálem nemohl ukázat připravený graf či spustit video, ví své.